Miten tehdä etäkokouksista laadukkaita?

Kolme Zoom-kokousta putkeen. Alat vaipua apatiaan ja teet samalla kaikkea muuta kuin mitä asialistalla lukee. Muilla vaikuttaisi olevan sama tilanne – nimikirjainpalluroita vilisee ruudulla, ja vain puhuja pitää kameraa päällä.

Kuulostaako tutulta? Eräs viime vuosien suuri kysymys on, miten etäkokouksista voi tehdä laadukkaita ja tehokkaita. Syntyykö etäkokouksissa uusia ajatuksia ja innovaatioita? Miten työkaverit tai yhteistyökumppanit jaksavat motivoitua? Hyvä meininki -kouluttajat kokosivat ideoita etäkokousten kehittämiseksi.

Tutkimusten perusteella tiedetään, että etävuorovaikutusta vaikeuttavat esimerkiksi kokemus etäisyydestä ja "kasvottomuudesta", vastavuoroisuuden puute, viive ja päälle puhuminen sekä niin sanottu Zoom-väsymys. Zoom-väsymyksellä tarkoitetaan videotapaamisiin liittyvää visuaalista, motivationaalista ja emotionaalista väsymystä. Oman kuvan jatkuva näkyminen voi tehdä turhan itsetietoiseksi. Kun ilmettään yrittää pitää ystävällisenä koko ajan, ihminen väsyy.

Toisaalta kamerat ovat tärkeitä monesta näkökulmasta: ne voivat tukea jaetun huomion ylläpitämistä, luoda myönteistä kuvaa toisista, vähentää väärinymmärryksiä ja tehdä yhteistyöstä tehokkaampaa. Kameran kautta voidaan tulkita toisten ilmeitä ja seurata sitä, kuka saattaisi haluta ottaa puheenvuoron ja millä tavalla toiset kuuntelevat – nyökkäilevätkö he vai eivät.

Mitä sitten kannattaisi tehdä? Kokeile tätä listaa etäkokouskulttuurin kehittämiseksi:

Kokouskulttuuri ja suunnittelu

• Keskustelkaa ensin kokouskulttuuristanne. Kuinka usein kokouksia nyt järjestetään? Ketkä on tapana kutsua paikalle? Onko kokouksia kenties liikaa? Missä asioissa voidaan paremmin edetä siten, että osa valmistelee asian, se jaetaan sähköisesti, ja sitä myös kommentoidaan sähköisesti? Entä voidaanko osaan palavereista kutsua vähemmän väkeä?
• Kun näitä asioita on käsitelty, voidaan tarkemmin kehittää palavereja.
• Palatkaa säännöllisin väliajoin keskustelemaan kokouskulttuurista.

Rakenteet: kesto, kokoustyypit, roolit ja asialistat

• Usein kaikki varattu aika tulee käytettyä. Keskustelkaa, ovatko tyypilliset kestot tällä hetkellä sopivia. Luokaa kulttuuria, jossa kokous voidaan lopettaa myös aiemmin.
• Erityyppiset palaverit: välillä tarvitaan nopea tsekkaus, välillä pidempi ja syvällisempi yhteinen ideointi. Määrittäkää kokouksen tyyppi etukäteen.
• Keskustelkaa rooleista (esim. puheenjohtaja, aikataulun tarkkailija, muistiinpanojen tekijä). Testatkaa tekoälypohjaisia muistion tekemisen sovelluksia (esim. MeetGeek). Huomioikaa kuitenkin tietosuojanäkökulmat.
• Laatikaa selkeät asialistat kokouksiin ja jakakaa ne kokouskutsun yhteydessä. Kertokaa myös, millaista etukäteisvalmistautumista kokous vaatii. Kunkin kannattaa merkitä omaan kalenteriinsa aika, jolloin valmistautumisen ehtii hoitaa.

Vuorovaikutuksen kehittäminen

• Aloittakaa välillä kokoukset kuulumiskierroksella, tai varatkaa lähikokousten yhteyteen aikaa vapaamuotoisemmalle keskustelulle. On hyvä miettiä tarkkaan, milloin varataan tilaa kuulumisten jakamiselle. Toisten tunteminen tukee yhteistyötä ja työhyvinvointia.
• Neuvotelkaa ja sopikaa yhteisiä käytänteitä kameroiden käytöstä.
• Tehkää koonteja. "Nyt olemme keskustelleet X:stä. Olisiko meidän tärkeää ehtiä tänään puhua vielä Y:stä?"
• Koontien yhteydessä on hyvä rohkaista esille näkökulmia, jotka ovat jääneet piiloon. "Mistä ei olla nyt puhuttu, mutta olisi tärkeä puhua?" tai "Ollaan oltu aika samaa mieltä Y:stä, mutta olisiko vastakkaisia näkökulmia?"
• Kysykää riittävän usein suoraan, mitä muut ajattelevat. Avoin kysymys voi antaa tilaa hiljaisemmille, esim. "Miltä nämä ehdotukset kuulostavat?" Voit kysyä myös suoraan tietyltä osallistujalta, vaikka joku olisi "pallurana". Myönteinen palaute voi rohkaista osallistumaan, esim. "Senja, sulla on paljon osaamista Y:stä, mitä ajattelet tästä, mitä nyt esitettiin?"
• Isommassa ryhmässä voitte käyttää pienryhmähuoneita (breakout rooms) syvällisempiin keskusteluihin.
• Hyödyntäkää erilaisia viestintämuotoja (puhe, chat, visuaalisuus). Se tukee osallistujien kykyä tuoda oman panoksensa kokoukseen. Käyttäkää reaktioita, äänestystyökaluja ja yhteiskirjoittamisen välineitä (esim. Miro, Mentimeter, jaetut tiedostot).

Tauotus

• Pitäkää pitkissä kokouksissa säännöllisesti taukoja (esim. 45 min työskentely + 5 min tauko).
• Tauon aikana liiku, venyttele, lepuuta silmiä katsomalla kauas.

Muistakaa kerätä säännöllisesti palautetta etätyön ja -vuorovaikutuksen toimivuudesta!

Veisikö luento tai räätälöity koulutus työyhteisöänne eteenpäin? Ota yhteyttä Hyvä meininki -kouluttajiin!